Журнал регистрации трудовых договоров.

Документ предназначен для обязательной фиксации всех договоров с сотрудниками после момента их подписания. Трудовые договора имеют в журнале свою порядковую нумерацию. Допустима условная индексация договоров, например, договора сотрудников, работающих на условиях совместительства помечаются индексом С. В журнале регистрации трудовых договоров также могут фиксироваться дополнительные соглашения.

Ведение журнала на бумажном носителе накладывает жёсткие требования по сохранности информации – нумерование, прошнуровка, а также заверение штампом и печатью руководителя обязательны. Журнал регистрации трудовых договоров – документ долгосрочного хранения. Срок хранения в архиве – семьдесят пять лет. Своевременность и корректность записей в Журнале регистрации трудовых договоров является сферой ответственности начальника кадровой службы.

Перед сдачей в архив журнал необходимо закрыть, о чем делается соответствующая запись на завершающей странице, и опечатать. При этом, обязательно указывать дату закрытия, число заполненных страниц, перечислить номера договоров, записать данные ответственного и указать основание для закрытия.

Не установлено строгой фиксированной формы для данного журнала. В зависимости от конкретной ситуации можно изменить строение граф и добавить или удалить нужный тип информации для последующего фиксирования.

Графы для заполнения Журнала регистрации трудовых договоров:

1. № договора
2. Ф.И.О. работника
3. Должность, профессия, специальность
4. Структурное подразделение
5. Дата заключения трудового договора
6. Дата вступления в силу трудового договора
7. Вид трудового договора
8. Дата прекращения трудового договора
9. Основание прекращения трудового договора
10. Примечание